Email

Email là một thuật ngữ trong tiếng Anh (electronic mail), dịch sang tiếng Việt có nghĩa là thư điện tử. Thay vì nội dung thư của bạn được viết lên giấy và chuyển đi qua đường bưu điện thì email được lưu dưới dạng các tệp văn bản trong máy tính và được chuyển đi qua đường Internet.

Lợi ích của việc sử dụng email

- Tốc độ cao: Vì email được chuyển qua đường Internet dưới dạng các tín hiệu điện nên tốc độ di chuyển của email gần như là tức thời. Với các bức thư tín bình thường, bạn có thể phải mất một vài ngày để thư có thể tới được địa chỉ cần thiết nhưng với email, sau cú click chuột vào nút gửi thư, người nhận đã có thể đọc được nội dung thư của bạn gửi cho họ ngay.

- Chi phí rẻ: Với các thư tín bình thường, bạn phải tốn một khoản chi phí khá lớn khi gửi các bức thư của mình đi. Còn với email, bạn chỉ tốn một khoản phí rất nhỏ để kết nối internet cùng với chi phí cho dịch vụ email của bạn. Bạn cũng có thể dùng dịch vụ email miễn phí. Khi đó chi phí của bạn cho các bức thư hầu như không đáng kể.

- Không có khoảng cách: Với email, người nhận cho dù ở xa bạn nửa vòng trái đất hay ngay cùng phòng làm việc với bạn, việc gửi và nhận thư cũng đều được thực hiện gần như ngay lập tức. Và chi phí cho các bức thư đó cũng đều rẻ như nhau.

Những sự cố thường gặp khi nhận và gửi mail

Nhận và gửi thông tin qua email là hình thức vô cùng thuận tiện, tuy nhiên đôi khi cũng gặp phải một số sự cố như: gõ sai địa chỉ, nghẽn mạng, virus...

Cách nào để đảm bảo an toàn khi nhận email

Để đảm bảo cho email được an toàn, tránh mở những email lạ và có file đính kèm (attach). Trước khi mở các Mail này bạn nên thận trọng, quét virus trước khi download xuống máy của mình.

POP3 Email

POP3 E-mail là một dạng địa chỉ email có khả năng lưu giữ các email gửi đến. Thông thường, để có được 1 địa chỉ POP3 email bạn phải trả 1 khoản chi phí cho nhà cung cấp.
Ví dụ: sales@bin.vn  (tenrieng@tencongty.vn) do BIN.VN cung cấp. Để sử dụng dịch vụ này bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi.

POP3 Server hiểu theo một cách đơn giản là tương đương với hộp lưu giữ thư tại bưu điện trong đời thường . Các email được gửi đến địa chỉ POP3 E-mail của bạn sẽ được lưu giữ trên POP3 Server cho đến khi bạn download chúng về máy tính của bạn bằng 1 chương trình duyệt mail nào đó, ví dụ như Outlook Express chẳng hạn.

E-mail Forwarding

E-mail Forwarding là một dạng địa chỉ e-mail không trực tiếp lưu giữ các e-mail khi được người sử dụng Internet gửi tới mà nó chỉ có tác dụng chuyển tiếp các e-mail liên hệ này tới 1 địa chỉ e-mail định trước có khả năng lưu giữ các e-mail liên hệ.

Ví dụ: Địa chỉ email: webmaster@bin.vn là 1 địa chỉ e-mail chuyển tiếp, khi bạn gửi mail tới địa chỉ email này, email sẽ được tự động gửi chuyển tiếp tới địa chỉ email: webmaster@bin.com.

SMTP Server

SMTP Server là máy chủ hỗ trợ bạn gửi mail tới các địa chỉ email khác trên Internet.

Để có POP3 E-mail, cần

Để Website của bạn có được các địa chỉ POP3 e-mail, bạn phải lựa chọn đăng ký sử dụng 1 Web Hosting có hỗ trợ các dịch vụ POP3 e-mail và POP3 Server. Bạn có thể tham khảo các loại Web Hosting do chúng tôi cung cấp có hỗ trợ các địa chỉ POP3 e-mail.

Mail Offline

Mail offline là dịch vụ giúp bạn gửi và nhận email mà không cần trực tiếp kết nối Internet tại thời điểm bạn thực hiện lệnh gửi (send) và nhận (receive), mail sẽ được lưu trữ tại máy chủ mail cục bộ.

Là một giải pháp email vượt trội dành riêng cho các khách hàng doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí sử dụng, là một công cụ quản lý mạnh mẽ.

Đặc điểm mail offline

Dịch vụ Mail Offline cung cấp cho khách hàng khả năng tự xây dựng, quản lý và khai thác hệ thống thư điện tử của riêng mình.

• Mail Offline là giải pháp hữu hiệu cho khách hàng đã có mạng LAN, có nhu cầu sử dụng thư điện tử với số lượng không hạn chế, tuỳ thuộc vào khả năng phát triển mạng máy tính của khách hàng.
• Khách hàng có thể đăng ký Domain name riêng theo tên công ty, tổ chức của mình.
• Có thể kiểm soát được toàn bộ nội dung email gửi đến, gửi đi trong công ty.
• Không hạn chế số lượng và dung lượng của từng hộp thư (tuỳ thuộc vào dung lượng ổ cứng máy chủ). Địa chỉ hộp thư gắn liền với tên miền của doanh nghiệp.
• Nhân viên chỉ có thể gửi và nhận thư ngay tại công ty nên hạn chế tối đa việc rò rỉ thông tin.
• Gửi thư nội bộ trực tiếp không cần dùng Internet, tiết kiệm phí truy nhập Internet.
• Toàn bộ thư gửi đi hoặc nhận đến đều thông qua một cổng duy nhất là máy chủ, các máy khác không cần Internet vẫn gửi và nhận thư bình thường, tiết kiệm tối đa chi phí Internet.
• Toàn bộ thư trước khi gửi đi hoặc nhận về đều được máy chủ kiểm tra virus, hạn chế tối đa việc lây nhiễm virus qua thư điện tử.
• Hệ thống chống thư rác cài đặt sẵn trên máy chủ có thể ngăn chặn hàng ngàn lá thư rác mỗi ngày giúp khách hàng nâng cao hiệu suất sử dụng hộp thư.
• Giá cước linh hoạt theo nhu cầu sử dụng của khách hàng.

Lợi ích email offline

• Tiết kiệm thời gian: khi mạng internet không hoạt động thì việc gửi email của mọi người trong công ty vẫn hoạt động bình thường (gửi và nhận trong nội bộ công ty).
• Tiết kiệm đường điện thoại: công ty bạn chỉ có 1 line điện thoại duy nhất nhưng bạn muốn rằng mọi người đều có thể sử dụng email để giao tiếp với nhau và với khách hàng, đây là giải pháp duy nhất giúp bạn thực hiện điều đó, do hệ thống chỉ sử dụng line điện thoại để gửi ra ngoài hay nhận vào những thời gian quy định trước (giờ nghỉ trưa, sau giờ làm việc…) một cách tự động.
• Tiết kiệm chi phí Internet và điện thoại: nếu bạn có n người cùng sử dụng 1 line điện thoại và cùng truy cập 1 account thì bạn sẽ tiết kiệm gần bằng N lần chi phí.
• Nâng cao hình ảnh và có giá trị quảng cáo khi tất cả mọi người sử dụng email dạng tennhanvien@tencongty.com
• Thông tin nội bộ thông suốt và không tốn chi phí, thời gian khi các user gửi email cho nhau.
• Ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian, dịch vụ Mail Offline còn có khả năng giúp cho các doanh nghiệp quản lý, kiểm soát thư từ trong hệ thống mạng của Quý doanh nghiệp một cách hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể yên tâm về tính bảo mật thông tin nội bộ vì quyền quản trị hệ thống thuộc về chính doanh nghiệp.

Hoạt động của Email offline

• Khi bạn gửi email, email đó sẽ được gửi qua máy server, từ máy server email này sẽ chuyển vào mailbox (đã đăng ký). Từ ngoài internet sẽ nhận mail từ hộp mailbox đó.
• Ngược lại, từ ngoài internet (yahoo, gmail) gửi mail vào, email đó sẽ vào hộp mailbox, đến khi server được mở, server sẽ lấy mail về từ mailbox và các user sẽ lấy mail từ server.
• Bạn không phải sợ bị mất email vì tất cả email sẽ được lưu vào mailbox.

Điều kiện cần có để sử dụng Email offline

Bạn cần có 1 line điện thoại, 1 máy PC làm mail server với cấu hình tối thiểu là Pentium 4 với 128 MB Ram, 1 modem, 1 account Internet của bất kỳ mạng nào và mạng LAN hoạt động tốt.

Hệ thống mail mới có thể tích hợp được hoàn toàn với hệ thống mail cũ

Catch All Email

Catch All là một tính năng sẽ bắt tất cả các email gửi đến tên miền của bạn mặc dù email đó chưa được cài đặt (hoặc không tồn tại).

Ví dụ: Bạn có một tên miền là domain.vn
Khi bạn đăng ký trên một diễn đàn với một email là abc@domain.vn. Bạn không muốn nhận mail từ địa chỉ abc@domain.vn hay bất kỳ một email nào của bạn tạo có đuôi là …@domain.vn sẽ chuyển tới một địa chỉ email mà bạn cài đặt là info@domain.com (email mặc định). Đây là tính năng của Catch All.

Ưu điểm của Catch All email

Khi khách hàng của bạn gõ sai địa chỉ email thì bạn vẫn nhận được email.
Bạn không cần phải nhớ các email đăng ký trước đây mà vẫn nhận được email đến các địa chỉ này.
Ví dụ: Bạn có một email là myname@domain.com nhưng khi người gửi mail đánh nhầm địa chỉ là miname@domain.com thì bạn vẫn nhận được email.

Nhược điểm của Catch All email

Nếu một mình bạn sử dụng một domain thì bạn nên sử dụng catch all email.
Sử dụng hình thức này bạn sẽ nhận được rất nhiều email spam không mong muốn.

Mailing List

Mailing List là một danh sách các địa chỉ e-mail được tập hợp theo một chủ đề nào đó.Ví dụ như địa chỉ e-mail của một câu lạc bộ, của một công ty, của một tập hợp người có cùng sự quan tâm tới một vấn đề nào đó,... Khi bạn tham gia vào một Mailing List, bạn có thể gửi e-mail của mình tới toàn bộ các thành viên trong danh sách cũng như nhận được e-mail của tất cả các thành viên còn lại tham gia trong danh sách đó.

Ví dụ

Trong công ty bạn có một danh sách email là 1@domain.com, 2@domain.com, 3@domain.com …Bạn muốn một lần gởi mail từ một địa chỉ là everyone@domain.com  có thể tới tất cả các địa chỉ mail trên. Vậy địa chỉ everyone@domain.com là một Mailing List.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL

1. Cấu tạo của một địa chỉ email

Một địa chỉ email có hai phần. Phần tên hộp thư đứng đằng trước ký tự (@) và phần tên miền.

Ví dụ: info@bin.vn

Thì info là tên hộp thư, bin.vn là tên miền.

2. Một số thông tin chung về mail server của BIN.VN

• Ðường dẫn tới check webmail: Với webmail, bạn có thể nhận email của mình bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu, chỉ cần máy tính bạn đang sử dụng có cài trình duyệt Web (Internet Explorer, Netscape...)

• Bạn chỉ cần gõ vào thanh địa chỉ một trong các đường dẫn sau:

http://mail.tênmiềncủabạn:3000

3. Thông tin về Account

• Account sử dụng email của bạn gồm Username và Password. Bạn hãy liên hệ với quản trị mạng trong trường hợp chưa có Account Email hoặc quên mật khẩu. Hoặc liên hệ support@bin.vnđể có câu trả lời.

Chú ý: Username có dạng tênbạntuỳchọn@têênmiềncủabạn

4. Cách sử dụng Webmail:

-  Truy cập webmail bằng cách gõ vào thanh địa chỉ một trong số các đường dẫn đã nêu ở trên. Ở đây chúng tôi sử dụng đường dẫn http://your-domain.com:3000 làm mặc định trong bài viết này.
-  Hộp thoại đăng nhập sẽ có dang như sau:

- Nhấn Sign In
- Chú ý khi đăng nhập cần gõ đầy đủ tên của địa chỉ email (ví dụ với hộp thư  abc@your-
domain.com bạn cần gõ đầy đủ cả @your-domain.com .vn ở phần  sau abc)
- Sau khi đăng nhập thành công sẽ xuất hiện Control Mail management:

• Inbox: Nơi lưu trữ tất cả các email thông thường được gửi đến.
• Drafts: Nơi lưu trữ các email của bạn đã được soạn thảo nhưng chưa gửi đi mà được lưu lại thông qua chức năng Save draft
• Inbox Sent: Các email của bạn được gửi đi sẽ được copy thêm một bản vào lưu lại ở đây.
• Deleted Items: Nhưng email không cần thiết và được bạn xoá khỏi inbox sẽ chuyển về đây.

Nếu bạn muốn xoá hẳn những email đó khỏi hòm thư hãy vào Deleted Items và xoá nó một lần nữa. Bạn có thể chọn Purge ( empty ) để xoá nhanh hơn.

• Để đọc emain bạn bấm vào tiêu đề của email gửi đến, chú ý các email chưa được đọc sẽ có tiêu đề với kiểu chữ đậm, còn các email đã được đọc sẽ có tiêu đề nhạt hơn

• Để viết một email mới bạn chỉ việc bấm chuột vào dòng chữ  New giao diện và một số tính năng chính sẽ như sau:

To: Địa chỉ email cần gửi đến.
CC: Địa chỉ email của người thứ 2,3 ..
BCC: Địa chỉ email của người thứ 2, 3, ..
Subject: Tiêu đề của email

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT OUTLOOK EXPRESS VÀO MS OUTLOOK

I. CÀI ĐẶT MỚI OUTLOOK EXPRESS

-  Mở My Computer trên desktop vào D: tạo thư mục lưu trữ mail có tên là:
   D:Mailoutlook hoặc là thư mục này đã có sẵn từ trước.
-  Start -> Progames -> Outlook express hộp thoại Outlook xuất hiện như sau:

  -  Thực hiện thay đổi đường dẫn nơi lưu trữ mail trước khi setup địa chỉ email của người dùng.      
Vào Tool -> Option -> Maintenance -> Store Folder… xem hình

• Tiếp tục chọn Change… chỉ đến dường dẫn lưu trữ File D: mail outlook xem hình

- Tiếp tục chọn OK -> OK một hộp thoại xuất hiện như sau

- Thông báo này cho ta biết đường dẫn được thay đổi khi tắt và mở chương trình trở lại
chọn tiếp OK -> OK, sau đó tắt hẳn chương trình outlook (thoát)
-  Lưu ý: - Ở bước này thường hay mất dữ liệu khi thay đổi đường như  trên.
- Nếu chúng ta không tắt chương trình đi mà  add account liền và
check email thì mặc định đường dẫn cũ (default) sẽ đề lên đường dẫn mới thì lúc này dữ liệu cũ trước đó sẽ mất hết.
-  Để tránh trường hợp này xảy ra và khi hiện bảng thông báo như trên
chúng ta phải tắt chương trình outlook đi và mở trở lại, lúc này Outlook sẽ hiểu đường dẫn mới đã  được chuyển sang D: outlook express và chúng ta thực hiện add  account tiếp
*  Cách khác: có thể dùng phương pháp import (chậm nhưng an toàn). Từ giao diện
outlook express vào File -> Import -> messenger -> Microsoft outlook express 6 ->
Next -> chọn import mail from an OE6 store derectory -> click OK  -> chọn Browse -> chọn thư mục  lưu trữ mail trước đó D: mailoutlook  -> OK -> Next -> check mục ALL Folder -> Next -> Finish
- Tiếp tục add account: Sau khi mở chương trình lên vào Tool -> Account -> Add ->
Mail, hoặc chuyển qua tab Mail -> Add -> Mail… xem hình sau

- Tiếp tục một hộp thoại xuất hiện yêu cầu nhập đầy đủ thông tin (họ và tên) của người dùng vào. Ví dụ: ở đây tôi nhập là Vo Van Phe

- Click Next hộp thoại nữa xuất hiện yêu cầu nhập địa chỉ của người sử dụng mail vào, điền vào địa chỉ email mà người quản trị đã cấp cho. Địa chỉ email có dạng: tênsửdụng.tênđơnvị@mard.gov.vn (có thể là .com hoặc .net, .org, .vnn.vn...nếu dùng
hệ thống email không phải của Bộ NN&PTNT). Ví dụ: ở đây địa chỉ email của tôi đang
dùng là: vophe@nhabe.com.vn

Bấm Next để chuyển qua phần khai báo thông tin Server Mail: Ví dụ: ở đây tôi nhập:
mail.nhabe.com.vn
- Phần Email Server Name: chọn POP3
- Phần Incomming mail:gõ mail.nhabe.com.vn (hoặc IP server mail)
- Phần Outgoing mail: gõ mail.nhabe.com.vn (hoặc IP server mail)

- Bấm Next để sang phần khai báo Password của Account Email, và check vào mục
Remember Password

- Nhấn Next -> Click Finish để quay trở lại hộp thoại Internet Accounts. Lúc này,
trong danh sách Mail đã xuất hiện thêm một Accout mới vừa tạo. Chọn Account này và
bấm vào nút Properties để mở hộp thoại Properties về Account này:

- Trong hộp thoại này có thể chỉnh sửa lại một số thông tin khác nếu cần.Chuyển qua tab
Servers, đánh dấu vào mục My server requires authentication (chú ý : người sử
dụng bắt buộc phải tích vào mục này). Sang tab Advanced, kéo thanh trượt trong mục Server Timeouts về phía Long để tránh trường hợp bị ngắt kết nối trong khi mạng chậm (nếu cần).

-     Bấm OK trở về hộp thoại Internet Account. Bấm Close để hoàn tất quá trình.

II. CÀI ĐẶT MỚI MICROSOFT OUTLOOK

-  Mở  My Computer trên desktop vào D: tạo thư mục lưu trữ mail có tên là: D:Mail
Ms outlook hoặc là thư mục này đã có sẵn từ trước.
-  Start -> Progames -> Microsoft Office -> Microsoft outlook 2003 xem hình

-     Thay  đổi đường dẫn nơi lưu trữ mail trước khi add account, vào Tools ->
Options -> Mail Setup -> Data File xem hình sau

- Click OK, chúng ta có thể kiểm tra luôn ngay bước này xem đã check mail được
hay không Click Test Account Settings
- Nếu chọn test account bị báo lỗi kết nối thì kiểm tra lại địa chỉ email, user name, password, POP3 và SMTP
- Nếu thành công chọn Close để đóng cửa sổ test account , chọn Next và Finish
để hoàn tất.